9 Recomandari pentru Colectarea Corecta a Cerintelor

Managementul cerintelor_Există o sintagmă care este rostită la finalul multor proiecte nereușite: „Cerințele nu au fost clare“ . Începe proverbialul “arătat cu degetul”, responsabilitatea eșecului este pasată de la o persoană la alta si toata lumea este nemultumita. Din fericire, există modalitati de a minimiza acest risc, unele dintre aceste modalitati tinand de colectarea corecta a cerintelor.

În funcție de ciclul de viata de proiect si metodologia de management al proiectului folosită, puteți face acest proces de colectare, clarificare si rafinare a cerintelor la început, în timpul unei faze de discovery sau iterativ si incremental în timpul proiectului, în cadrul fiecărui sprint sau build. Daca procesul de colectare a cerintelor este insa ignorat, acest lucru aproape ca va poate garanta o mulțime de nopți târzii petrecute la munca și desigur in final – esecul proiectului.

Colectarea cu succes a cerințelor de proiect este atât o artă cat și o știință, dar există unele practici care pot fi abordate, astfel încat acest proces important în cadrul proiectului, să fie realizat corespunzator. Iată câteva sugestii si recomandari care va pot ajuta:

1. Stabiliti cu prioritate aria de cuprindere a proiectului si obiectivele si mentineti trasabilitatea lor
Acest pas poate părea redundant: desigur că știm de ce facem acest proiect …. nu-i așa?
Chiar dacă credeti că știti care trebuie să fie rezultatul, notati-l și obțineti acordul scris din partea clientului. Fără o arie de cuprindere a proiectului și obiective clar stabilite si agreate, va lipsi un cadru corespunzător si o trasabilitatea a cerintelor, pentru a vă ghida în procesul de luare a deciziilor viitoare.
Cum știti dacă o cerință se potrivește de fapt în proiectul dumneavoastra? Simplu: contribuie la realizarea “scope”-ului sau satisface un obiectiv agreat? Dacă da, este o cerinta utilă. Dacă nu, atunci probabil este recomandat să fie luată în discutie, clarificata si eventual luată in considerare pentru un nou proiect.

2. Documentati totul!
Când vă aflați în mijlocul ședințelor de colectare cerințe cu stakeholderii, puteți simți că aveti o viziune destul de bună asupra cerințelor. Dar apoi trece o săptămână, iar unele detalii încep să fie un pic neclare și va dati seama că nu aveti o imagine completa asupra cerintelor X, Y sau Z. Pare evident, dar asigurându-vă că vă luați notițe detaliate în timpul intalnirilor dvs. cu stakeholderii, faceți un pas important în colectarea cu succes a cerințelor.Și nu e de ajuns doar sa va notati totul, dupa cum vom vede la pasul 3…

3. Fiti deschisi
Sigur, ati înțeles cerințele. Iar clientul înțelege și el cerințele. Dar ințelege clientul modul în care intelegeti dvs. cerintele? După fiecare întâlnire, analizati ce ati notat, organizati informația, apoi transmiteti-le către echipa de proiect și mai ales către client. Această transparență ajută sa va asigurati că toată lumea are aceleași informații, ea favorizează gradul de buy-in pe tot parcursul proiectul, începând cu cerințele acestuia. Aceasta abordare elimina situatia in care cineva va spune la 6 săptămâni de la inceperea proiectului: „Hei, ai fost de acord cu cerinta X, dar nu e aici!“ . Eventual ar fi recomandat sa fie agreata o regula cu clientul si stakeholderii proiectului de genul urmator: “Dacă nu este agreata în documentele proiectului, inseamna ca cerinta respectivă nu există si este un change request!”

4. Comunicati cu persoanele potrivite
Un proiect poate avea de multe ori, stakeholderi neidentificați. Adresați întrebări de explorare în intalnirile de kickoff și în întalnirile inițiale cu clientul, pentru a identifica (de exemplu) care sunt utilizatorii reali – adesea acele persoane nu vor fi principalii factori de decizie, dar buy-in-ul lor este esențial pentru un proiect de succes. Proiectele esueaza de multe ori si datorita faptului ca utilizatorii finali sunt nemultumiti pentru ca sunt obligati sa utilizeze in fiecare zi un sistem/produs care a fost conceput fara ca pe ei sa fie consultati in nici un fel.

5. Intrati in detalii
Nu presupuneti că ati înțeles totul, chiar dacă pare evident. O cerință aparent simplă, cum ar fi „noi vrem un blog“ poate masca tot felul de ipoteze/presupuneri care stau la baza cerințelor etc. Care sunt câmpurile pentru un post pe blog? Cum sunt gestionați autorii? Cum se face etichetarea? Categorii? Cum sunt afișate posturile? Sunt agregate într-o arhivă? Există un feed RSS? Cine sunt autorii și care este nivelul lor de competență tehnică? …. si o putem ține tot așa. “Diavolul este cu adevărat în detalii” si ca să îi puteti elimina influența, trebuie să puneti multe intrebari și să nu va bazati pe presupuneri nevalidate.

6. Confirmați, Confirmați, Confirmați
Acest lucru este in stransă legatura cu “sa fiți deschiși” dar nu este chiar acelasi lucru. Schimbul de documente cu un client este un lucru important, dar mult mai valoros este de fapt să aveti o sedință de review cu ei și sa obtineti acordul lui scris, pe cele stabilite. Acest lucru este valabil și pentru minutele întâlnirilor, simulari, diagrame, etc., cu alte cuvinte pentru toate tipurile de acțiuni și documentele utilizate pentru colectarea cerintelor.

7. Fiti un ascultător activ
A face pe cineva să se simta auzit si înteles este una dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face pentru el. De asemenea, trebuie să asculțati ceea ce ei nu spun și cum reacționează, sa le citesti limbajul corpului, etc. Aceasta se numește „ascultare activă“ și este o componentă cheie atât pentru colectarea cerințelor cât și pentru o viziune mult mai aprofundată a necesitaților clienților. Nu presupuneti că obțineti întotdeauna întreaga poveste din prima – fiti atenti la indicii mici care pot dezvălui puncte nevralgice, dorințe, scopurile neexprimate și presupuneri.

8. Focus pe Cerințe, Nu Instrumente
Asigurati-va atunci când colectati cerințe ca sunteti cu adevarat focusat pe nevoile clientului, nu pe instrumentele pe care le aveti la dispoziție pentru abordarea task-urilor. Chiar dacă știti că urmează să folositi un anumit tool, trebuie să adaptati tool-ul la utilizator, nu invers. Ascultati și colectati în primul rând, apoi determinati ce diferente există între cerințele clientului și ce puteti dvs. oferi prin tool-urile și produsele deja existente. Trebuie avut întotdeauna în vedere ca cerintele clientului sunt întotdeauna despre CE, nu despre CUM?

9. Amintiti-va că nu stiti totul si ca lucrurile se pot schimba
Chiar și cele mai bune activitați de colectare a cerintelor, vor omite anumite lucruri. Pe de alta parte, alte cerinte sunt acceptate din start ca fiind evolutive si supuse schimbarilor. Se poate intampla sa va ganditi ulterior colectarii cerintelor ca mai aveti nevoie de informatii sau sa va vina întrebari pe care nu le-ati pus. De asemenea clientul dvs. se poate gândi la lucruri pe care a uitat să le menționeze. Lucrurile se pot schimba. Prioritățile se pot schimba. Vestea bună este că, dacă luati in calcul din timp aceste aspecte si vă planificați din timp activități de management al cerințelor si de gestionare a cererilor de schimbare pe parcursul proiectului, va mariti sansele de success ale proiectului. Aceste procese ce tin de managementul proiectului sunt esențiale, deoarece cerințele nu sunt pur și simplu statice. Planificand timp pentru a le gestiona în mod activ pe parcursul întregului proiect, puteți minimiza posibilitatea de apariție a scope creep-ului, și puteti sa va asigurati că echipa dvs. este întotdeauna concentrata pe setul corect de cerinte.

Evident sunt mult mai multe recomandari despre arta și știința colectarii eficiente a cerintelor ce pot fi luate in discutie, de aceea va invit sa completati aceasta lista cu propriile voastre recomandari…

Rating: 5.0/5. From 3 votes.
Please wait...
Voting is currently disabled, data maintenance in progress.

One thought on “9 Recomandari pentru Colectarea Corecta a Cerintelor

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *